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Autor Tópico: Workflows  (Lida 1671 vezes)

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Offline TigPT

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Workflows
« em: 04 de Janeiro de 2016, 21:47 »
Lembrei-me de criar um tópico onde podemos partilhar os workflows que utilizamos no dia-a-dia de forma a aprendermos e melhorarmos os nossos workflows uns com os outros.

Uma vez que é muito genérico, podemos ir fazendo replys com workflows para diferentes tarefas e se vier a haver interesse e quantidade que justifique fazer um index, vamos ver se há mais gente que gosta de sistematizar e optimizar workflows.

Offline TigPT

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Re: Workflows
« Responder #1 em: 04 de Janeiro de 2016, 22:05 »
Gestão de Emails

Para gerir os meus emails utilizo o Mail.app do iOS (cliente nativo) para uma triagem inicial, assim consigo não só receber todos os emails no telefone como rapidamente tirar o que importa e o que não importa para ver mais tarde.

Arquivo tudo o que já não precisa de qualquer acção da minha parte.
Deixo na inbox tudo o que precisa de uma acção da minha parte de forma a que tente ter inbox vazia, sem acções para serem feitas.
Quando uma acção vai demorar mais tempo ou várias acções para serem completas, copio o que interessa para uma tarefa no meu gestor de tarefas de forma a poder arquivar aquele email.

Só deixo por ler o que está realmente por ler, o o que quero agir rapidamente quando for oportuno, tal como daqui a 10 ou 20min. mas de forma geral não deixo emails como marcados "por ler"

Só existe uma excepção, o meu gmail que tem demasiada publicidade / newsletters que quero receber mas não me preocupar, e para esta conta uso a app inbox do google que só me mostra como notificação o que é mesmo direcionado para mim, e não as newsletters.

No PC uso a app de email do mac, Mail.app (em tempos já utilizei outros clientes, inclusive online o do gmail) mas ultimamente com esta paranoia de zero inbox não sinto a necessidade de utilizar funcionalidades avançadas no email, prefiro ter uma caixa de entrada unificada onde todas as contas de correio estão no mesmo sítio.

E vocês o que usam e como para gerir o email?

Offline TigPT

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Re: Workflows
« Responder #2 em: 04 de Janeiro de 2016, 22:14 »
Gestão de tarefas

Desde que li o livro GTD que alguma parte desta metodologia ficou comigo, algumas coisas não uso, outras com o tempo tenho vindo a adoptar, mas sem dúvida que o GTD mudou a minha vida.

Primeiro, a ideia de que todas as tarefas que temos por realizar gastam recursos na nossa cabeça a interromper-nos constantemente a relembrar que depois temos que fazer isto ou aquilo, quantas vezes por dia nos interrompemos a nós próprios com coisas para fazer, coisas a não esquecer etc.

Ao despejar todas as acções no mesmo sítio e confiar na plataforma, sinto um descanso cerebral brutal, ou está na lista de gestão de tarefas ou não era preciso ser feito.

Sempre que me lembro de algo para fazer, vou adicionar de imediato à inbox, seja no PC seja no telefone, simplesmente faço de imediato, não deixo para mais tarde meter lá se me lembrar, tem que ser logo.

Assim, esqueço de imediato essa tarefa / acção até ser oportuno tratar dela.

Mais tarde, revejo todas as tarefas da inbox e ordeno por ações para fazer hoje, num dia em específico, ou um dia mais tarde (indeterminado).

Divido também essas tarefas em áreas de responsabilidade / projectos de forma a que quando estou a trabalhar numa área ou projecto possa rever essas acções e tratar delas.

Só em casos muito raros é que lhes atribuo tags, tal como "email", "telefone", "casa", "supermercado"

Assim quando estou num desses sítios, posso tratar dessas acções de imediato e não estou a perder tempo a rever as outras acções que não posso executar nessa altura.

Se tenho 10min para fazer uns telefonemas, procuro por "telefone" e faço uma ou duas tarefas ao telefone, se estou no supermercado vejo tudo o que tinha para comprar.

Não defino tempo que prevejo as tarefas demorarem, acho que consome mais tempo do que se torna útil no meu dia-a-dia.

Outra coisa boa de utilizar um gestor de tarefas é a sensação de acomplishment que nos dá cada vez que realizamos uma tarefa e a riscamos da lista, sentimos-nos produtivos e isso incentiva para continuar a fazer mais tarefas. Tento manter o Today limpo, mas de forma geral mando mais tarefas para o Today do que acabo por realizar, tento no dia seguinte tratar dessas antes de ir ao Someday buscar mais, mas nunca esquecendo as Schedule porque se foram agendadas para aquele dia, ou são para realizar naquele dia, ou volto a agenda-las para mais tarde, uma semana ou assim conforme prevejo que seja a altura correcta para as fazer.

Para gerir tarefas uso o Things.app da Cultured Code, e não consigo viver sem ele.

E vocês, como gerem as vossas tarefas?

Offline msr

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Re: Workflows
« Responder #3 em: 05 de Janeiro de 2016, 02:27 »
Gestão de mails: tudo ao molho e fé em deus :D (mais de 60k unread, recebo muita tralha, está um bocado caótico mas os labels do gmail têm servido)

Gestão de tarefas: uso o Google Keep. Simples e suficiente para mim. Tenho várias listas, desde compras no supermercado a tarefas do dia a dia ou trabalho. Apontar tudo isso dá-me realmente alguma paz de espírito.

Offline KammutierSpule

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Re: Workflows
« Responder #4 em: 05 de Janeiro de 2016, 09:54 »
Tenho inveja de quem tem emails e tarefas importantes para fazer :O

Gestao de emails: fazer refresh de 5m em 5m ao emails (pessoais, empresa, etc..) responder caso haja algum que precise de resposta, apagar ou arquivar.

Gestao de tarefas: google calendar no smartphone ... geralmente tenho sempre 1 ou 2 tarefas por mes que la coloco :O Uma delas e' fixa mensal: "pagar a renda"

 8)

Offline TigPT

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Re: Workflows
« Responder #5 em: 05 de Janeiro de 2016, 11:15 »
Mesmo coisas que achas que não tem importância, é uma questão de te habituares ao sistema e o utilizares para tudo.

Eu uso para tarefas de trabalho, para tarefas domésticas/familiares, para ideias que tenho e que sei que se não tomar nota mais tarde vou-me esquecer, basicamente uso para despejar o meu cérebro para lá e ficar descansado que já não me vou mais esquecer dessas coisas, assim já não passo o dia a ser interrompido comigo mesmo com coisas para fazer, nem que seja coisas como "levar fraldas da garagem para cima", ou comprar iogurtes, mas por outro lado também uso para coisa "mostrar dados de cache antes de carregar dados do server" ou "migrar LR para https", mas também uso para livros que acho interessantes e quero vir a comprar quando tiver tempo para os ler.

Como disse, despejo literalmente o meu cérebro para lá :P

Offline senso

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Re: Workflows
« Responder #6 em: 05 de Janeiro de 2016, 17:24 »
Gestão de tarefas:
Ups esqueci-me, devia chapar isto nem que fosse num .txt no desktop.
Quando se usa N pc's por dia é complicado de sincronizar a coisa, então fica na secção do eu vou-me lembrar disto.
Pois..
Avr fanboy

Offline Sérgio_Sena

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Re: Workflows
« Responder #7 em: 05 de Janeiro de 2016, 21:17 »
Uso o Google Email e Calendar p me organizar nos emails e tarefas.

Uso o Evernote p me orientar c o resto da quantidade de informacao diaria c q lido. Desde textos, imagens, ficheiros, bookmarks, etc... posso arquivar/juntar/share/etc de qualquer lado e para qualquer lado.

Tenho todas as aplicacoes sincronizadas nas minhas 3 maquinas, por isso se mudar de alguma, ja lah estah tudo na outra.

Offline TigPT

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Re: Workflows
« Responder #8 em: 05 de Janeiro de 2016, 21:45 »
Uso o Google Email e Calendar p me organizar nos emails e tarefas.

Uso o Evernote p me orientar c o resto da quantidade de informacao diaria c q lido. Desde textos, imagens, ficheiros, bookmarks, etc... posso arquivar/juntar/share/etc de qualquer lado e para qualquer lado.

Tenho todas as aplicacoes sincronizadas nas minhas 3 maquinas, por isso se mudar de alguma, ja lah estah tudo na outra.
Já tentei usar o evernote mas não consegui começar a meter para lá muita informação sem me sentir perdido com tantos notebooks, não encontrei forma de os arquivar ou marcar coisas como feitas.

Alguma dica para quem queira começar a usar o evernote?

Offline Tech_JA

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Re: Workflows
« Responder #9 em: 06 de Janeiro de 2016, 08:21 »
Gestão de emails:
Uso o Thunderbird para as contas de email

Gestão de tarefas:
A aplicação acelendar para Android e o plugin Lightning para o Thunderbird, ambos sincronizadas com o Google Calendar

Offline Sérgio_Sena

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Re: Workflows
« Responder #10 em: 06 de Janeiro de 2016, 09:38 »
Uso o Google Email e Calendar p me organizar nos emails e tarefas.

Uso o Evernote p me orientar c o resto da quantidade de informacao diaria c q lido. Desde textos, imagens, ficheiros, bookmarks, etc... posso arquivar/juntar/share/etc de qualquer lado e para qualquer lado.

Tenho todas as aplicacoes sincronizadas nas minhas 3 maquinas, por isso se mudar de alguma, ja lah estah tudo na outra.
Já tentei usar o evernote mas não consegui começar a meter para lá muita informação sem me sentir perdido com tantos notebooks, não encontrei forma de os arquivar ou marcar coisas como feitas.

Alguma dica para quem queira começar a usar o evernote?


Podem criar-se Notebooks tematicos e quando fazes a introducao de items, podes adicionar o item como bookmark, snapshot, whole-page, snipet. P dentro do Notebook q escolheres.

Investiga se o Evernote tem plugin p o browser/OS q usas. Eu uso o Chrome e o plugin eh fantastico, da p adicionar ao Evernote qq coisa q eu queira e de qq maneira.

O Evernote tem a versao Desktop q eh optima para organizacao minuciosa e recuperacao/leitura de informacao.

No Android tb funciona mt bem.


Offline TigPT

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Re: Workflows
« Responder #11 em: 06 de Janeiro de 2016, 10:11 »
Eu cheguei a tentar dar uma oportunidade ao evernote, até porque a versão paga tem OCR de todas as imagens e fotos que me parece muito conveniente, mas parece-me mais útil para fazer colectanias de informação para mais tarde ler / fazer triagem do que propriamente para gerir tarefas.